BAMF: Dələduzluğa, rüşvətxorluğa və korrupsiyaya qarşı mübarizə siyasəti.

GİRİŞ

Beynəlxalq Avrasiya Mətbuat Fondunun dələduzluq, rüşvətxorluq və korrupsiyaya qarşı mübarizə siyasəti şübhəli dələduzluq, rüşvətxorluq və ya korrupsiya halları ilə bağlı, şirkətdə dələduzluqla mübarizə mədəniyyətini və bununla bağlı şübhəli bilinən işlərdə bütün şirkətin ardıcıl təşkilati davranışını təmin etmək. O, dələduzluğun qarşısının alınması və aşkar edilməsi üzrə öhdəlikləri müəyyən edir, şübhəli dələduzluq və korrupsiya hallarının bildirilməsi , araşdırmaların aparılması üçün aydın təlimatlar və prosedurları təmin edir.

DƏLƏDUZLUQ

2006-cı ildə dələduzluq haqqında qanun dələduzluğun üç əsas növünü nəzərdə tutur, onlardan hər biri 10 il azadlıqdan məhrum etmə və ya məhdudiyyətsiz cərimə şəklində maksimum cəzaya səbəb olur. Qanun pozuntuları bunlardır.

• saxta təmsilçilik yolu ilə dələduzluq
• məlumatı açıqlamamaqla saxtakarlıq və ya
• vəzifə səlahiyyətlərindən sui-istifadə etməklə dələduzluq.

Aşağıdakı hərəkətlər dələduzluq anlayışına daxildir:

•        məlumat da daxil olmaqla şirkətin əmlakının oğurlanması

•        şəxsi mənfəət üçün şirkət imkanlarının mənimsənilməsi və ya istifadəsi

•        saxta mühasibat uçotu –mühasibat məqsədləri üçün tələb olunan hər hansı hesabı, qeydi və ya sənədi vicdansızlıqla zərər vermək, təhrif etmək, gizlətmək və ya saxtalaşdırmaq

•        şirkət sənədlərinin saxtalaşdırılması və ya dəyişdirilməsi

•        şirkət qeydlərinin qəsdən məhv edilməsi və ya silinməsi

•        dələduzluq məqsədləri ilə məlumatların dəyişdirilməsi, məhv edilməsi, saxtalaşdırılması və ya manipulyasiyası, yaxud Beynalxalq Avrasiya Mətbuat Fonduna  məxsus proqram təminatından sui-istifadə ilə bağlı hər hansı kompüter fəaliyyəti

• ezamiyyə və yaşayış xərclərinin saxtalaşdırılması
• bilərəkdən yalan iddialar və ya fakturalar yaratmaq və ya ödəmək
• məxfi məlumatların üçüncü şəxslərə icazəsiz açıqlanması, məsələn: cari biznes fəaliyyətlərinin və ya şirkətin nəzərdə tutduğu təkliflərin və ya fəaliyyətlərin məxfi təfərrüatları.

Rüşvətxoluq.

Rüşvət qeyri-qanuni, qeyri-etik və ya etimadın pozulmasına səbəb olan bir hərəkətə təşviq etmək üçün üstünlük təklif etmək, vəd etmək, tələb etmək və ya qəbul etməkdir.

Rüşvət müxtəlif formalarda ola bilər, lakin adətən onlar korrupsiya niyyətini ehtiva edir. Rüşvətin növləri:

•        dəyərli hər hansı bir şeyin birbaşa və ya dolayı yol ilə vədi

•        bəxşiş, mükafat və ya digər üstünlüklərin təklifi

•        ianə verilməsi

Korrupsiya

Korrupsiya şəxsi mənfəət üçün səlahiyyətdən sui-istifadə etməkdir.

Rüşvət Aktı rüşvətxorluğu və korrupsiyanı cinayət hesab edir və şirkətlər, əməlin harada baş verməsindən asılı olmayaraq, onun üçün və ya onun adından işləyənlər tərəfindən rüşvətxorluq və ya korrupsiya əməllərinin qarşısını ala bilmədiyinə görə məsuliyyət daşıyır.

Siyasət dairəsi

Bu siyasət bütün Beynəlxalq Avrasiya Mətbuat Fondunun direktorlarına və işçilərinə, istər daimi, istər müddətli, istərsə də müvəqqəti, həmçinin BAMF adından işləyən hər hansı məsləhətçi və subpodratçılara şamil edilir.

Siyasət Bəyannaməsi

BAMF bütün direktorlarından və işçilərindən yüksək davranış standartları və səmimiyyət gözləyir və onlardan hər zaman dürüst davranmalarını və məsuliyyət daşıdıqları resursları qorumalarını tələb edir. Şirkət həmçinin təchizatçılarından, çatdırılma partnyorlarından və subpodratçılarından eyni yüksək davranış və düzgünlük standartlarını qoruyub saxlamalarını gözləyir.

Beynəlxalq Avrasiya Mətbuat Fondu dələduzluqla mübarizə mədəniyyətini inkişaf etdirməyə çalışır və fəal şəkildə dələduzluğun və korrupsiyanın qarşısını almağa çalışır, risklərin effektiv aşkarlanmasını və idarə olunmasını təmin edir. Şirkət hər hansı bir səviyyədə dələduzluq, rüşvətxorluq və ya korrupsiyaya yol verməyəcək və nəzərdə tutulan bütün halları diqqətlə araşdıracaq. Hər hansı pozuntuya cəlb olunmuş əməkdaşlar şirkətin intizam prosedurlarına məruz qalacaq və zəruri hallarda hüquqi tədbirlər görüləcəkdir.

Bu siyasətin effektiv şəkildə həyata keçirilməsini təmin etmək üçün BAMF:

•        fırıldaqçılıq və korrupsiya risklərini müəyyən etmək və risklərin idarə edilməsi proseslərinə daxil etmək

•        fırıldaqçılıq və korrupsiya riskini azaltmaq üçün müvafiq nəzarət sistemlərini inkişaf etdirmək və saxlamaq

•        korrupsiyanın qarşısının alınması mədəniyyətini təşviq etmək

•        bütün səviyyələrdə məsuliyyətlərin aydın şəkildə müəyyən edilməsini və çatdırılmasını təmin etmək

•        işçiləri və başqalarını ayıq-sayıq olmağa və fırıldaqçılıq fəaliyyətinə dair hər hansı həqiqi şübhələr barədə məlumat verməyə təşviq etmək

•        dələduzluq baş verərsə, müvafiq işçilərin tutduğu müvafiq vəzifədən və ya iş stajından asılı olmayaraq, operativ və hərtərəfli araşdırma aparılmasını təmin etmək

•        bütün hallarda müvafiq intizam və qanuni tədbirlər görmək

•        dələduzluq baş verərsə, oxşar saxtakarlığın qarşısını almaq üçün sistemləri və prosedurları nəzərdən keçirmək

•        anti-dələduzluq mülahizələrinin tender və subpodrat proseslərinə daxil edilməsini təmin etmək.

Rollar və vəzifələr

Risklərin idarə edilməsi üzrə əməkdaşlar dələduzluğa qarşı mübarizə üzrə Beynəlxalq Avrasiya Mətbuat Fondunun korporativ siyasəti və prosedurları üçün ümumi məsuliyyət daşıyırlar. Onlar təşkilatın qarşılaşa biləcəyi risklərin bütün spektrini idarə etmək üçün etibarlı daxili nəzarət sisteminin yaradılmasına və saxlanmasına görə məsuliyyət daşıyırlar. Şura tərəfindən təyin edilən ən azı 3 qeyri-icraçı direktordan ibarət Audit Komitəsi şirkətin daxili nəzarəti və risklərin idarə edilməsi sistemlərinin effektivliyinin, Məxfi Məlumatın Açıqlanması (“Məlumatların yayılması”) Siyasətinin və dələduzluğun aşkar edilməsi üzrə şirkət prosedurlarının nəzərdən keçirilməsinə cavabdehdir.

Baş icraçı direktoru vəzifələri

1-ci tətbiqdə müəyyən edilmiş funksiyalara və vəzifələrə əlavə olaraq, Baş İnzibati İşçi məsuldur:

•        risklərin müəyyən edilməsi və qiymətləndirilməsi və risklərin idarə edilməsi

•        təchizat zəncirinin partnyorlarına/subpodratçılarına onların bir və ya bir neçə əməkdaşı ilə bağlı şübhəli fırıldaqçılıq işi ilə bağlı hər hansı təhqiqatın xarakteri barədə məlumat vermək.

•        mühüm fırıldaqçılıq hadisələri barədə Beynəlxalq Avrasiya Mətbuat Fondunun İdarə Heyətinə məlumat vermək (məsələn, külli miqdarda pulun cəlb edildiyi və ya saxtakarlığın təbiətinə görə ictimai maraqların olması ehtimalı olduqda).

Qrupun maliyyə direktorunun vəzifələri

•        1-ci tətbiqdə müəyyən edilmiş funksiyalara və vəzifələrə əlavə olaraq, qrupun maliyyə direktoru məsuliyyət daşıyır:

•        risklərin müəyyən edilməsi və qiymətləndirilməsi və risklərin idarə edilməsi

•        dələduzluğun qarşısının alınması və aşkar edilməsi üzrə tədbirlərin işlənib hazırlanması və tətbiqi

•        şirkətin mühasibat uçotunun maliyyə müddəalarının və prosedurlarının mütəmadi olaraq yenidən nəzərdən keçirilməsi

•        uyğunluq təmin etmək üçün şirkətin mühasibat uçotu üzrə maliyyə müddəalarının və prosedurlarının daxili auditinin təşkili

•        nəzarət məsələləri üzrə rəhbərlərə məsləhət və yardımların verilməsi.

Şirkət Risk Məsləhətçisinin Məsuliyyətləri

Əlavə 1-də müəyyən edilmiş rol və öhdəliklərə əlavə olaraq, Şirkət Risk Mütəxəssisi aşağıdakılara cavabdehdir:

•        Dələduzluq, rüşvət və korrupsiya ilə mübarizə siyasətinin işlənib hazırlanması və müntəzəm nəzərdən keçirilməsi

•        məlumatların yayılması və müvafiq təlimlərin keçirilməsi vasitəsilə bütün menecerlərin və işçilərin BAMF-ın Dələduzluq, Rüşvət və Korrupsiyaya qarşı Mübarizə Siyasəti haqqında məlumatlı olmasını təmin etmək

•        şübhəli dələduzluq halı baş verərsə, siyasətin tətbiqi ilə bağlı menecerlərə məsləhət və köməklik göstərmək

•        Risklərin İdarə Edilməsi Qrupu tərəfindən tələb olunduqda, şübhəli dələduzluq halları ilə bağlı istintaq qrupuna rəhbərlik edir.

•        hər hansı araşdırmanın gedişatı barədə Risklərin İdarə Edilməsi İnsidentləri Qrupuna hesabat vermək.

Əməliyyat direktorları/menecerlər və müqavilə menecerlərinin digər vəzifələri

•        bütün işçilərin dələduzluq, rüşvətxorluq və korrupsiya ilə mübarizə siyasəti ilə tanış olmasını təmin etmək

•        cavabdeh olduqları müqavilələrlə bağlı risklərin müəyyən edilməsi

•        saxtakarlığın qarşısını almaq və aşkar etmək üçün zəruri olan yerli nəzarət sistemlərinin inkişafı

•        onların effektiv işləməsini təmin etmək üçün məsul olduqları nəzarət sistemlərini müntəzəm olaraq nəzərdən və sınaqdan keçirmək

•        işçilərin nəzarət işləri üzrə müvafiq təlim keçməsini və nəzarət tədbirlərinə əməl olunmasını təmin etmək

•        hər hansı şübhəli dələduzluq halları barədə onlara məlumat verildikdə, Şirkətin Risk Məsləhətçisini xəbərdar etmək

•        dələduzluqla bağlı şübhənin olduğu istənilən halda ona bildirildiyi zaman əməkdaşın şirkətin riskləri üzrə məlumatlandırılması

•        təchizat tərəfdaşlarının və subpodratçıların dələduzluqla mübarizə üzrə qüvvədə olan siyasət və prosedurlara malik olmasını və dələduzluğun qarşısının alınması və dələduzluğun ehtimal olunan hallarının nəzərdən keçirilməsi ilə bağlı müqavilə tələblərini yerinə yetirməsini təmin etmək.

•        lazım olduqda, saxtakarlıqların qarşısını almaq və müəyyən etmək üçün müvafiq nəzarət sistemlərinin hazırlanmasında subpodratçılara yardım göstərmək

•        müqavilənin yerinə yetirilməsində iştirak edən hər hansı subpodratçıların əməkdaşlarının fırıldaqçılıqla mübarizə siyasəti və prosedurları barədə məlumatlı olmasını təmin etmək

•        subpodratçılarla müqavilələrin bağlanılmasının təmin edilməsi dələduzluqla mübarizə üçün siyasət və prosedurlara riayət edilməsini əhatə etmişdir.

Marketinq və Kommunikasiya üzrə direktorun vəzifələri

1-ci tətbiqdə müəyyən edilmiş rol və vəzifələrə əlavə olaraq, marketinq və kommunikasiya direktoru məsuliyyət daşıyır:

•        dələduzluq və ya korrupsiya halları ilə əlaqədar yarana biləcək kütləvi informasiya vasitələrinin sorğularını cavablandırmaq.

Şirkətin Hüquqi Məsləhətlərinin Vəzifələri

1-ci tətbiqdə müəyyən edilmiş rol və vəzifələrə əlavə olaraq, şirkətin vəkili məsuliyyət daşıyır:

•        dələduzluqda təqsirli olan şəxslərə qarşı lazımi hüquqi tədbirlərin görülməsi

•        şirkətin itkilərinin ödənilməsinə və istənilən xərclərin qarşılanmasına nail olmaq.

Qrup HR Biznes Partnyorunun Məsuliyyətləri

•        dələduzluq edənlərə qarşı intizam tənbehi tədbirlərinin görülməsini təmin etmək

•        dələduzluğa görə intizam məsuliyyətinə  və ya cinayət məsuliyyətinə cəlb edilmiş hər hansı işçi üzvü (və ya keçmiş üzvü) üçün istinad sorğularına cavab hazırlamaq.

Bütün heyət üzvləri aşağıdakılara cavabdehdirlər:

•        dələduzluq ehtimalına qarşı diqqətli olmaq və qeyri-adi hadisələr və ya əməliyyatlar baş verdikdə xüsusi diqqətli olmaq

•        dələduzluğun baş verməsindən şübhələndikdə və ya hər hansı şübhəli hərəkət və  hadisə gördükdə dərhal təfərrüatlarını bildirmək (aşağıdakı prosedura baxın)

•        hər hansı daxili yoxlamalar, təhlillər və ya araşdırmalarla tam əməkdaşlıq etmək

•        podratçı orqan və BAMF arasında müqavilədə nəzərdə tutulduğu kimi audit aparmaq hüququndan istifadə edə bilən HM Gəlirləri və Gömrük və podratçı qurumlar kimi xarici qurumlar tərəfindən audit və ya təhqiqat ilə tam əməkdaşlıq etmək

Maraqların toqquşması

Əməkdaşlar şəxsi maraqlarının şirkətin maraqlarına zidd ola biləcəyi hər hansı bir Vəziyyəti Tam açıqlamalıdırlar.

Qərarların obyektiv qəbul edilməsinə mane ola biləcək şəxsi mülahizələrə təsir edən və ya təsir edə biləcək istənilən əməkdaş məsləhət almaq üçün müvafiq ali dərəcəli rəhbərə müraciət etməlidir. Mal və xidmətlərin satın alınması siyasəti və çərçivəsi daxildir.

Hədiyyələr və Qonaqpərvərlik

İşçilər və onların ailələri birbaşa və ya dolayısı ilə şirkət adından qəbul etdikləri qərarlara təsir edə biləcək hər hansı pul, hədiyyə və ya qonaqpərvərliyi qəbul etməməlidirlər. Təchizatların, avadanlıqların və ya xidmətlərin satın alınmasına cavabdeh olan heyət, hədiyyələrin qəbulu və ya digər güzəştlər vasitəsilə müsabiqə proseslərində iştirak edən təchizatçılara qeyri-bərabər rəftarın göstərilməsinə heç bir tənqidin olmaması üçün xüsusi diqqət yetirməlidir. Güzəştli rəftar üçün həvəsləndirici olaraq hədiyyə təklif edilən işçilər şirkət siyasətini izah edən müvafiq nəzakətli məktubla müvafiq olaraq ondan imtina etməli və ya geri qaytarmalıdırlar.

İşçilər heç bir hədiyyə və ya səmimilikdən özlərinin və yaxud şirkətin faydalanacağına dair ümid bəsləməməlidirlər, çünki bu, rüşvət sayıla bilər. Kiçik hədiyyələrin və ya işgüzar nahar, şam yeməyi kimi təsadüfi qonaqpərvərliyin qəbulu yaxud təklifi və ya tədbirlərə dəvətlər ağlabatan əsaslar daxilində məqbuldur, çünki, bu, işgüzar nəzakətin normal və müvafiq ifadəsidir və alıcının üzərinə heç bir öhdəlik qoyulmur. Əgər heyət üzvü hər hansı hədiyyənin və ya qonaqpərvərliyin verilməsinin və ya qəbulunun məqsədəuyğunluğuna şübhə edirsə, o, öz menecerinə müraciət etməlidir. Təchizat və Xidmətlərin Satınalma Siyasəti və Çərçivəsinə istinad edilir.

Korrupsiya və Milli və ya Yerli Hökumət Məmurları

Milli və ya yerli hökumət rəsmiləri ilə əlaqələr və yaxud onlara verilən hədiyyələr xüsusilə həssas ola bilər. İşçilər birbaşa və ya dolayı yolla, dövlət və ya korporativ vəzifəli şəxslərə  biznes qurmaq və ya davam etdirmək, yaxud hər hansı qanunsuz işgüzar üstünlüklər əldə etmək məqsədilə hər hansı pul və ya digər üstünlüklər təklif etməməli və ya verməməlidirlər. Hökumət və ya korporativ vəzifəli şəxsin bu qaydalardan yan keçməsini xahiş etdiyi istənilən əməkdaş bu barədə idarəçi direktora dərhal məlumat verməlidir.

Siyasi töhfələr

İşçilər şirkət adından siyasi və ya kommersiya təsirini təmin etmək üçün nə ayrı-ayrı siyasətçilərə, nə də siyasi partiyalara heç bir töhfə verməməlidirlər. (Bu, ayrı-ayrı işçilər tərəfindən siyasi partiyalara edilən və qanuni olan şəxsi ianələri istisna etmir).

Subpodratçılar/Çatdırılma Tərəfdaşları ilə və Dələduzluqla Mübarizə Müqaviləsi

BAMF öz subpodratçılarından və çatdırılma tərəfdaşlarından yüksək davranış və düzgünlük standartlarını qoruyub saxlamalarını və təşkilatda olduğu kimi dələduzluqla mübarizə proseslərini həyata keçirəcəyini gözləyir. Beləliklə, BAMF-ın bütün subpodratçılarından aşağıdakılar tələb edilməlidir:

• Dələduzluq və məxfi informasiyanın açıqlanması ("məlumatlandırma") ilə mübarizə üzrə siyasət və prosedurları tətbiq etmək.
• içiləri tərəfindən şübhəli dələduzluq hadisəsi ilə bağlı hər hansı bir hadisə barədə dərhal müqaviləyə cavabdeh olan BAMF-ın əməliyyatlar direktoruna məlumat verilməli və o, bu siyasətdə göstərilən prosedurlara uyğun olaraq araşdırmaya başlayacaqdır.
• dələduzluqda şübhəli bilinən hər hansı bir işçini dərhal işdən kənarlaşdırılmalı
• bütün işçilər dələduzluqla mübarizə və məxfilik siyasəti barədə məlumatlandırılmalı və onlara əlçatanlıq təmin edilməlidir.

Zəruri hallarda Beynəlxalq Avrasiya Mətbuat Fondu provayderlərə fırıldaqçılığın qarşısını almaq və lazım gəldikdə aşkar etmək üçün müvafiq nəzarət sistemlərinin işlənib hazırlanmasında köməklik göstərəcək. Potensial subpodratçının qeyri-adekvat proseslərə malik olduğu və BAMF standartlarına əməl etmək istəmədiyi qənaətinə gəlindiyi halda, BAMF həmin provayderlə müqavilə bağlamayacaq.

Dələduzluq  şübhəsi barədə məlumat vermək

Dələduzluq aşağıdakılar da daxil olmaqla bir sıra yollarla aşkar edilə bilər:

Planlı yoxlama  işləri vasitəsilə

İdarəetmə və nəzarət prosedurlarının tətbiqi vasitəsilə

İctimaiyyətin nümayəndələri narazılıqlarını  ifadə edə bilər

Narazılıqlar işçilər tərəfindən ifadə edilə bilər

Əməkdaşlara dələduzluqda, rüşvətxorluqda, korrupsiyada və ya vəzifəsindən sui-istifadənin hər hansı digər formasındakı şübhələrini bildirmək tövsiyə olunur.Məxfilik siyasəti açıq şəkildə bildirir ki, araşdırmanın nəticəsindən asılı olmayaraq, işçilər şübhələri barədə məxfi şəkildə zərərçəkmək , ayrı-seçkilik və ya əlverişsiz vəziyyətlərdən qorxmadan məlumat verə bilərlər.

Prosedur – Dələduzluq şübhəsinin bildirilməsi

Zəhmət olmasa əlavə 1-ə baxın

Ünsiyyət və Təlim

Bu siyasət məlumatlandırma və şirkət intraneti daxil olmaqla, şirkət kanalları vasitəsilə bütün işçilərə çatdırılır və işə qəbul zamanı bütün yeni işçilərə təqdim olunur.

Daxili Nəzarət və Yoxlama

Daxili nəzarət sistemləri dələduzluq, rüşvətxorluq və korrupsiyaya qarşı mübarizədə effektivliyə əminlik  üçün mütəmadi olaraq yoxlamalara məruz qalır. Şirkətin kənar auditorları qanunla müəyyən edilmiş yoxlanışın bir hissəsi kimi hər il daxili maliyyə nəzarəti sistemlərini nəzərdən keçirirlər. Ortaya çıxan hər hansı nəzarət məsələləri və ya nəzarətin yaxşılaşdırılması üçün tövsiyələr kənar auditorlar tərəfindən Audit Komitəsinə təqdim olunan Əsas Problemlər Memorandumunda öz əksini tapır. Şirkətin maliyyə nəzarətinin daxili auditləri vaxtaşırı maliyyə qrupunun yüksək vəzifəli üzvləri və yoxlanılan sahədə birbaşa iştirak etməyən Şirkətin Risk üzrə Mütəxəssisi tərəfindən həyata keçirilir.

İcmal

Bu siyasət hər il və ya müvafiq hökumət siyasətində hər hansı dəyişiklik olduqda nəzərdən keçirilir.

Əlavə 1

Risklərin İdarə Edilməsinin cavab planı

İlkin cavab

Dələduzluqda, rüşvətxorluqda və korrupsiyada hər hansı şübhə (Beynəlxalq Avrasiya Mətbuat Fondunun əməkdaşı və ya üçüncü tərəf tərəfindən törədilib-törədilməməsindən asılı olmayaraq) dərhal Şirkətin riskləri üzrə mütəxəssisə müraciət etməli olan menecerə məlumat verilməli və o, təxirə salınmadan Şirkətin Risk Məsləhətçisinə çatdırılmalıdır. Menecerlər və ya digər işçilər tərəfindən yerli səviyyədə heç bir araşdırma aparılmamalıdır. Daxili araşdırmalar istintaq prosesinə əks təsir göstərə və müstəqil və şəffaf prosesi təşviq etmək səylərinə mane ola bilər. Şirkət Riskli Mütəxəssisi yüksək səviyyəli menecerlərlə müzakirə edərək ciddilik səviyyəsi ilə bağlı ilkin qiymətləndirmə aparacaq və RAG statusunu tətbiq edəcək. RAG statusu dərhal hərəkətləri bildirəcək. Şirkətin Risk üzrə Mütəxəssisi RAG statusunu tətbiq etməzdən əvvəl Baş İcraçı Direktordan məsləhət ala bilər.

Riskin artması

İstənilən an aparılan araşdırmalar zamanı riskin ilkin statusu yüksələ bilər (və ya aşağı düşə bilər) və bu zaman şirkətin risk əməkdaşı risklərin idarə edilməsi qrupunun baş menecerləri ilə qarşılıqlı əlaqədə baş icraçı olan direktora bu barədə məlumat verəcək.

Risklərin idarə edilməsi üzrə hadisələr qrupu

Sarı və qırmızı rənglə bağlı bütün hadisələr barədə Baş icraçı direktora məlumat veriləcəkdir. Baş icraçı direktor qrupu çağıracaq və zəruri hallarda müşavirə keçirəcəkdir.

Risklərin İdarə Edilməsi Qrupu, ciddi hadisələr barədə məsləhət vermək, istiqamətləndirmək və idarə etmək üçün ən yaxşı şəkildə əsas şirkət maraqlarını əhatə edir.

Risklərin İdarə Olunması İnsidentləri Qrupu dərhal hansı tədbirlərin görülməli olduğunu, məsələn, məsələnin dərhal polisə məlumat verilməli olub-olmadığını və araşdırmanın necə davam edəcəyini müəyyən edəcək.

İstintaq Prosesi

İstintaq prosesi işin vəziyyətindən asılı olaraq dəyişə bilər. Kifayət qədər kiçik hesab edilən hallarda (RAG statusu Yaşıl), araşdırma təlimindən keçmiş Şirkət Risk Məsləhətçisi və ya mühüm departamentin üzvü təhqiqat aparacaq və tövsiyələrlə birlikdə hesabatı təyin edilmiş yüksək səviyyəli menecerə təqdim edəcək. Daha ciddi hallarda (RAG statusu Sarı və ya Qırmızı), Risklərin İdarə Olunması İnsidenti qrupu Şirkət Risk Məsləhətçisinin başçılıq etdiyi müvafiq hesab edilən kənar mütəxəssislərin daxil olduğu bir komanda təyin edəcək. Təhqiqat qrupuna qoşulması tələb olunan hər hansı işçi  bunu dərhal yerinə yetirməlidir. Tələb olunan halda bütün işçilərdən istənilən araşdırma ilə maraqlanması gözlənilir.

Şirkətin riskləri üzrə işçinin vəzifələri

• Baş menecerlərlə birlikdə, RAG hadisəsinin vəziyyətini müəyyənləşdirmək üçün riskin ilkin qiymətləndirməsini aparmaq.

• Zəruri hallarda baş İnzibati əməkdaşa və insidentlərin araşdırılması üzrə qrupa ilkin hesabat hazırlamaq.

• Müvafiq sübutları toplamaq və bütün telefon danışıqları, müzakirələr, görüşlər və müsahibələrin ətraflı təsviri ilə xronoloji hesabat daxil olmaqla ətraflı qeydlər aparmaq.

• Risklərin İdarə Edilməsi üzrə bir qrup insidentlə əməkdaşlıq edərək, hadisənin baş verməsi barədə müvafiq olduğu polisə məlumat vermək və lazım gəldikdə polislə əlaqə saxlamaq.

• Zəruri hallarda zərərin ödənilməsində hüquqi məsləhət almaq üçün şirkətin vəkili ilə əlaqə saxlamaq.

• Araşdırmanın gedişi ilə bağlı risklərin idarə edilməsi üzrə qrup tərəfindən mütəmadi olaraq hesabat verilməlidir (ən azı aylıq cari araşdırmalar üçün) Hesabatlar aşağıdakıları əhatə etməlidir:

Şirkətin itkilərinin dəyəri

Araşdırmanın tamamlanması üçün ehtimal olunan resurslar və zaman

• bu cür hadisələrin qarşısını almaq və müəyyən etmək üçün tövsiyə olunan hərəkətlər.
• araşdırma başa çatdıqdan sonra, hadisənin tam təsviri (hər hansı itkinin dəyəri, cəlb edilmiş şəxslər və dələduzluğun törədilməsi vasitələri daxil olmaqla) və təkrarlanmasının qarşısını almaq üçün tədbirlər də daxil olmaqla, hadisənin idarə olunması qrupuna daxil olan bir hadisənin araşdırılması barədə hesabat göndərmək.
• Oxşar xarakterli hadisələrə cavab vermək üçün gələcək tədbirlərin gücləndirilməsi üçün lazım olan hər hansı gələcək hadisələrə dair tövsiyələr vermək.
• Şirkətin Audit Komitəsi qarşısında hesabat vermək

Risklərin İdarə Edilməsi üzrə İnsident Qrupunun vəzifələri

• Müqavilənin tələbinə uyğun olaraq, maliyyələşdiricini xəbərdar etmək üçün müvafiq Əməliyyat Direktoru ilə əlaqə saxlamaq (aşağıda “Maliyyəçiyə bildiriş” bölməsinə baxın).
• Tələb olunan hər hansı intizam tədbirini müəyyənləşdirmək
• Görüləcək hər hansı cinayət prosesini müəyyənləşdirmək

Sübutların toplanması və təmin edilməsi

Şirkətin Risk üzrə Mütəxəssisi araşdırma zamanı hər bir hərəkət və hadisə haqqında tam izahat verərək hadisələrin xronoloji qeydini aparmalıdır. İstintaqın başlaması ilə yekunlaşması arasında xeyli vaxt keçə bildiyinə görə, bütün müvafiq hadisələri xatırlamağa kömək etmək üçün müfəssəl qeydin saxlanması vacibdir.Cinayət prossesinin uğurlu təqibi də bu detallardan asılı ola bilər. Aşağıdakılar qeyd edilməlidir:

• Bütün telefon zəngləri, fakslar, e-poçtlar və hər hansı digər əlaqə vasitələrinin təfərrüatları
• Bütün müsahibələrin və görüşlərin rəsmi qeydi
• Sənədlərin və digər sübutların harada və necə əldə edildiyi barədə aydın qeydgötürmə.
• Bütün sübutlar Home Office Rəhbərliyi, Məlumatların Qorunması Qanunu nəzərə alınmaqla saxlanılmalıdır.
• Sonradan cinayət təqibinin başlanması ehtimalı olduqda, Risklərin İdarə Edilməsi İnsidentləri Qrupu hər hansı potensial cinayət işinin xələl gətirməməsini təmin etmək üçün məsələni polisə göndərməli və daxili sorğuların aparılması ilə bağlı onlardan məsləhət almaq üçün Şirkətin Risk Məsləhətçisini təyin etməli.

İstintaq Müsahibələrinin Keçirilməsi üçün Təlimatlar

• Sarı və ya Qırmızı Vəziyyət riskinin təhqiqatının bir hissəsi olaraq, Şirkət Risk Məsləhətçisi istintaq altında olan işçi heyətinin üzvləri və faktların şahidi ola bilən və ya faktların müəyyən edilməsinə kömək edə bilən digər işçilər ilə müsahibə aparmalıdır. Müsahibələr zamanı müstəntiq aşağıdakı ən yaxşı təcrübəni mənimsəməlidir:
• Əsas məsələlərin əhatə olunmasını təmin etmək üçün görüşdən əvvəl müsahibə planı hazırlamaq.
• Təhqiqat qrupunun müvafiq təlim keçmiş üzvünün müsahibədə iştirakını təşkil edin və onlardan ətraflı qeydlər aparmağı xahiş etmək.
• Müstəqil və peşəkar şəkildə müsahibələr aparmaq.
• Yalnız istintaqa aid suallar vermək.
• Aparıcı suallar verməyin və ya müsahibini təqib və ya hədə-qorxuya məruz qoymamaq.
• Müsahibənin bütün diqqətəlayiq məqamlarını qeyd edən və mümkün olan yerlərdə müstəntiqin və ifadə verən şəxsin birbaşa nitqini qeyd edərək müsahibə tipli yazılı bəyanat hazırlamaq.
• Müsahibdən bəyanatı oxumağı, bəyanata hər hansı düzəliş və ya əlavə etməyi və müsahibənin doğru və düzgün qeydi olduğunu bildirmək üçün sonunda bəyanatı imzalamağı xahiş etmək.
• Hesabatları və bəyanatları “Məhdud” sənədlər kimi qəbul etmək və onları yalnız Risklərin İdarə Olunması İnsidentləri Qrupunun üzvləri və lazım olduqda və göstəriş verildiyi halda  polislə paylaşmaq. Baş İcraçı Direktor və/yaxud Risklərin İdarə Edilməsi İnsident Qrupu bu sənədləri şirkətin digər işçiləri, məsələn, HR menecerləri ilə paylaşmağın məqsədəuyğunluğuna qərar verə bilər.

İstintaqda olan əməkdaşların vəzifədən kənarlaşdırılması

Əgər ilkin araşdırma əməkdaşın fırıldaqçılıqdan, oğurluqdan, rüşvətxorluqdan və ya korrupsiyadan şübhələnməyə ağlabatan əsas verirsə, Risklərin İdarə Edilməsi üzrə qrup hər hansı gələcək itkilərin qarşısının alınması üçün addımlar atacaq. Şübhəli (şübhəli) şəxsi istintaqın nəticələri əldə edilənə qədər vəzifədən kənarlaşdırmaq məqsədəuyğun ola bilər.

Bu hallarda şübhəlilərə aşağıdakilər tədbiq edilməlidir:

• Məxfi məkanlarda onlara həssaslıqla yanaşmaq.
• Şirkət və ya subpodratçının binanı tərk etməzdən əvvəl hər hansı sübutların məhv edilməsinin və ya götürülməsinin qarşısını almaq üçün hər zaman Baş İdarə Heyətinin üzvü tərəfindən nəzarət etmək.
• Şəxsi əmlakı nəzarət altında toplamağa icazə verilir, lakin şirkətə, subpodratçıya və ya proqrama aid olan hər hansı əmlakı və ya qeydləri silmək mümkün olmamalıdır.

• Hər hansı bina açarlarını, təhlükəsizlik biletlərini, noutbuk, yaddaş kartlarını, mobil qurğuları və sənədləri, o cümlədən gündəliklər və ünvan kitablarını dərhal qaytarmaq tələb olunur.
• Şirkətin binalarına nəzarətsiz daxil olmaları dayandırılması.
• Şirkətin İKT sistemlərinə girişin dayandırılması.
• İstintaqla əlaqədar digər işçilərlə əlaqə saxlamamaq tələb olunur.
• Fondun məlumatlandırılması
• Risklərin İdarə Edilməsi İnsidentləri Qrupu ilə məsləhətləşmədən sonra, zəruri hallarda faktiki və ya şübhəli fırıldaqçılıq haqqında maliyyələşdirən təşkilata bildiriş verilməlidir. Beynəlxalq Avrasiya Mətbuat Fondunun hesabatla bağlı müqavilə öhdəlikləri müxtəlif müqavilələrdə və təlimatlarda ətraflı təsvir edilmişdir. Müvafiq Əməliyyat Direktorları bunların surətlərini saxlayır və proses boyu müqavilə menecerləri ilə əlaqə saxlayaraq tələb olunan protokola əməl etməlidirlər. Hər hansı bir şübhə yaranarsa, Əməliyyat Direktoru Şirkət vəkili və İdarəedici Direktordan məsləhət almalıdır. İdarə Heyəti və ya Baş İcraçı Direktor kənar hüquqi məsləhət almaq istəyə bilər.

Media sorğuları

İstənilən media cavabı Risklərin İdarə Edilməsi üzrə  İnsident Qrupu tərəfindən qəbul edilməlidir.

Kütləvi informasiya vasitələrinin dələduzluq, oğurluq, rüşvətxorluq və ya korrupsiya hallarına dair sorğuları marketinq və kommunikasiyalar üzrə direktora (onların yoxluğunda isə Baş direktora və ya şirkətin KİV - i üçün təlim keçmiş İcra Şurası tərəfindən təyin edilmiş hər hansı şəxsə) göndərilməlidir..